La sala de conferencias suele ser un espacio más grande que la sala de juntas habilitada para impartir conferencias formales o reuniones más grandes. Espacios que más comúnmente se encuentran en grandes superficies de algunas empresas, en hoteles, universidades, centros de congresos, museos, centros de gobierno y hasta en hospitales.
Una sala de conferencias debe contar con ciertos elementos que hagan del espacio una sala confortable, agradable y acogedora. Que invite a los participantes a sentirse cómodos y en un ambiente profesional al más alto nivel de confort y elegancia.
Por lo general, este espacio al encontrarse en grandes superficies evoca al diseño clásico y elegante ya que normalmente es el punto de encuentro del consejo y de altos directivos de la empresa o institución. Por lo que sugiere un ambiente sobrio y neutro que no cause distracciones.
¿Qué mobiliario hay en una sala de conferencias?
La mesa de la sala de conferencias debe permitir la participación de todos los asistentes y que estos tengan visibilidad absoluta de la sala y del resto de invitados, también que permita la atención absoluta al exponente.
El tamaño irá en función de las necesidades de la empresa en número de personas y la infraestructura donde estará colocada.
La forma de la mesa está relacionada con el tamaño de esta y pueden ser rectangulares con una configuración básica que permite una organización en función de la jerarquía de los participantes, como nuestra mesa de conferencias Han. Este tipo de mesas tienen como ventaja una perspectiva más amplia y permiten dirigirse más fácilmente al resto de participantes.
Otra opción de mesas para salas de conferencias son las mesas redondas que permiten la distribución de los participantes de forma más equitativa. Este tipo de mesas consiguen que todos los invitados estén de frente y se suelen usar en grandes reuniones donde se generan ideas de carácter innovador o de componente artísticas.
Es indispensable contar con sillas o sillones suficientes para todos los participantes. Estos deben ser confortables, ergonómicos y de buena calidad. Un modelo ideal para este tipo de salas es el sillón Dekora Plus que destaca por su calidad en acabados brindando un agradable confort al usuario. En general estas sillas o sillones generan un aspecto profesional y de estilo sobrio y elegante.
Se recomienda contar con un armario de gran capacidad que permita almacenar elementos sensibles o el equipamiento a utilizar durante las conferencias o juntas. Este armario o mueble para almacenar debe seguir la línea de decoración de la sala para que no rompa la armonía creada. Su ubicación no debe interrumpir la visibilidad de los participantes.
¿Cuál es el color más adecuado para una sala de conferencias?
Las paredes de las salas de conferencia deben tener colores neutros como el beige, gris o azul claro. Pues reducen la fatiga y el estrés de los participantes. No se recomienda el color blanco u oscuro ya que no son buenos para la visualización de proyecciones. Las rayas y los cuadros en las paredes causan dolor de cabeza y sensación de estrés.
¿Qué tipo de iluminación es la más adecuada?
La iluminación en estos espacios debe ser buena, ni muy potente ni muy débil. Debe generar una sensación agradable para todos y permitir la suficiente visibilidad de la sala y la documentación que se tenga a mano.
La sala de conferencia debe tener al menos 3 tipos de fuente de luz:
- La luz principal, que será la más potente de la sala.
- La luz de fondo, que debe ubicarse en la dirección opuesta a la luz principal.
- La luz de relleno, la menos potente para generar un ambiente acogedor.
La idea es que la iluminación sea confortable y no moleste a los invitados con el destello o el calor. Se precisa que la luz venga de la parte superior de la mesa y es posible la luz lateral para iluminar el rostro.
¿Qué equipos audiovisuales y tecnológicos se necesitan en una conferencia?
Toda sala de conferencia debe contar con un equipo audiovisual adecuado y sofisticado entre los que se encuentran proyectores, televisores, equipo de sonido y micrófonos, conexiones eléctricas, apuntadores, adaptadores para varios tipos de dispositivos, sistema de megafonía, entre otros.
Es importante contar con una pantalla blanca ya sea móvil o fija para las proyecciones y en caso de ser necesario para retroproyecciones. Una pizarra o papelógrafo con rotuladores por si surge la necesidad de reforzar el contenido de las conferencias con anotaciones.
Se debe contar con conexión a internet wifi para todos los ordenadores de los participantes y conexión por cable para las proyecciones en caso de que se necesite. La red wifi debe ser de alta potencia y se debe comprobar que esté funcionando correctamente cada cierto tiempo y antes de cada junta o conferencia.
Si queremos que la sala de conferencia de nuestra empresa cuente con todo lo indispensable para recibir a nuestros invitados, y que estos tengan todo lo necesario, debemos realizar una lista de todos los elementos junto al personal responsable de la sala. De esta manera nos aseguramos que nuestros invitados tendrán a mano todo lo que necesitan para que se sientan a gusto.
No olvides mantener en la sala de conferencias una zona para el refrigerio o bebida de cortesía para los participantes. Esto es parte del protocolo y etiqueta que brinda la empresa para sus ejecutivos e invitados.
Si tienes un proyecto en tu empresa para crear una sala de conferencias o cualquier otra zona de uso profesional no dudes en contactarnos para ofrecerte el mobiliario adecuado y confortable para tu oficina. En Bunno Estudio somos especialistas en muebles de oficina.
