Cambiar a una oficina abierta tiene sentido cuando buscas potenciar la colaboración, ganar flexibilidad, optimizar metros y reducir costes, siempre que el diseño incluya zonas de enfoque, buena acústica, mobiliario ergonómico y pautas de uso claras. En Bunno Estudio te guiamos paso a paso para que el cambio sea estratégico, medible y cómodo para tu equipo.
Beneficios reales de una oficina abierta bien planteada
La pregunta por qué cambiar a oficina abierta no se responde con tendencias, sino con objetivos de negocio. Un open space diseñado con intención ofrece ventajas concretas:
- Más interacción y aprendizaje informal. La proximidad acelera la circulación de ideas y la resolución de dudas.
- Velocidad de decisión. Menos barreras físicas favorecen la coordinación entre áreas y proyectos.
- Flexibilidad del espacio de trabajo. Puedes reconfigurar zonas sin obras complejas, acompañando el crecimiento o cambios de equipo.
- Optimización de costes. Menos espacios infrautilizados y más puestos compartidos cuando el teletrabajo es parte del modelo.
- Transparencia y cultura. Las jerarquías se hacen más accesibles y aumenta la sensación de equipo.
- Mejor acceso a luz natural y visuales, con impacto positivo en el bienestar.
En nuestra experiencia en diseño de oficinas, los mejores resultados se dan cuando el open space se combina con áreas de concentración, cabinas acústicas y salas de distintos formatos. Es la mezcla, no solo la planta abierta, lo que marca la diferencia.
Riesgos habituales y cómo mitigarlos
Una oficina abierta mal resuelta puede generar ruido, distracción o falta de privacidad. Lo evitamos con criterios claros.
Ruido y distracciones
- Solución: paneles fonoabsorbentes, divisores acústicos, alfombras de alto desempeño y techos con tratamiento.
- Normas de convivencia: zonas de conversación, áreas de silencio y uso de cabinas para llamadas.
- Distribución: separar flujos de paso de puestos de concentración.
Privacidad y confidencialidad
- Solución: phone booths, salas pequeñas para 2 a 4 personas, y áreas con pantallas de privacidad.
- Zonificación: ubicar salas cerca de equipos que requieren conversaciones frecuentes o sensibles.
Saturación de salas y recursos
- Solución: ajustar el mix de salas tras un periodo de medición de uso y reservas, incorporar espacios informales con buena acústica.
Choque cultural
- Solución: plan de adopción, pautas de uso y formación en etiqueta de oficina abierta, con seguimiento por parte de liderazgo.
Cómo planificar el cambio a open space paso a paso
La transición a un open space eficaz inicia con datos y termina con hábitos.
1. Auditoría de actividades y equipos
- Mapear tipos de trabajo: foco individual, colaboración rápida, proyectos, atención a clientes, llamadas.
- Identificar picos de ocupación, horarios y necesidades específicas de cada equipo.
2. Programación de espacios
- Definir ratios equilibrados entre puestos asignados, hot desking y salas pequeñas.
- Distribuir zonas por niveles de ruido y tipo de tarea.
3. Acústica y materiales
- Seleccionar paneles, moquetas, techos acústicos y mobiliario con absorbencia, considerando coeficientes y espesores adecuados.
- Ubicar cabinas acústicas cerca de áreas con llamadas frecuentes.
4. Ergonomía y confort
- Sillas regulables, superficies a la altura correcta, brazos para pantallas y apoyo lumbar.
- Iluminación que combine luz natural, indirecta y puntual para reducir fatiga.
5. Tecnología que sostiene la dinámica
- Reserva de puestos y salas, señalización digital, videocolaboración sencilla y estable.
- Conexión eléctrica y de datos accesible en mesas colaborativas y sofás de proyecto.
6. Señalética y normas de uso
- Indicaciones claras de zonas de silencio, áreas de conversación y tiempos máximos de uso.
- Guías simples para mantener orden, limpieza y niveles de ruido adecuados.
7. Piloto y feedback
- Probar una zona con equipos voluntarios, medir percepciones y ajustar mobiliario y configuración.
8. Gestión del cambio
- Comunicar el porqué, el cómo y el cuándo. Formar a embajadores internos y recoger sugerencias.
9. Medición y mejora continua
- Revisar uso real de salas, ocupación y satisfacción. Iterar el diseño con datos.
Elementos clave que hacen funcionar una oficina abierta
Zonas de colaboración versátiles
- Mesas altas para reuniones breves, sofás con tomas eléctricas, pizarras móviles, y mesas de proyecto con almacenamiento.
Cabinas y salas de concentración
- Phone booths para llamadas y videollamadas, salas 2 a 4 personas para trabajo profundo, y una biblioteca o espacio silencioso.
Hot desking con apoyo logístico
- Taquillas personales, pantallas listas en puestos flexibles y señalización de disponibilidad.
Biofilia e iluminación
- Plantas, materiales naturales y acceso a luz natural para reducir estrés y mejorar el estado de ánimo.
Materiales y acabados estratégicos
- Tapizados con buena absorción, paneles de pared, cortinas acústicas y moquetas que controlan el ruido de rodadura.
Almacenamiento inteligente
- Menos papel visible, más módulos compartidos y soluciones modulares que crecen con el equipo.
Ergonomía aplicada
- Sillas certificadas, mesas regulables y accesorios que previenen molestias, cuidando la ergonomía diaria.
KPIs para medir el éxito del cambio
- Ocupación por franjas horarias y por zonas.
- Tiempo medio para encontrar sala y tasa de cancelaciones de última hora.
- Encuestas de satisfacción y percepción de ruido.
- Frecuencia de interacciones espontáneas útiles y calidad de las reuniones híbridas.
- Reducción de tiempos de respuesta entre equipos.
Con estos indicadores, ajustamos el mix de espacios y la configuración del mobiliario de forma objetiva.
Distribuciones recomendadas según tamaño de equipo
Equipos de 20 a 30 personas
- Open space con mesas en bench y zonas de colaboración próximas.
- 2 a 3 salas pequeñas, 1 sala mediana y 2 cabinas acústicas.
- Espacio silencioso para tareas de alta concentración.
Equipos de 50 a 80 personas
- Clústeres por proyecto, con rutas de circulación claras.
- 4 a 6 salas pequeñas, 2 medianas y 4 o más cabinas.
- Áreas de proyecto con pizarras y almacenamiento móvil.
Equipos de 100 o más personas
- Vecindarios por disciplina con servicios cercanos, variedad amplia de salas y cabinas.
- Espacios multiuso para formaciones, foros y trabajo híbrido.
- Reserva inteligente y sensores de ocupación para equilibrar la demanda.
Estos esquemas son puntos de partida. En Bunno Estudio ajustamos el mix a la cultura y los flujos de trabajo específicos de cada empresa.
Presupuesto y retorno: dónde están las palancas
- Mobiliario modular y escalable que evita sustituciones tempranas.
- Reutilización inteligente de elementos existentes y refuerzo acústico selectivo.
- Iluminación eficiente y control por escenas para ahorrar energía y mejorar el confort.
- Soluciones de videocolaboración fiables para evitar costes ocultos por pérdidas de tiempo.
La inversión se recupera al reducir metros infrautilizados, mejorar la ocupación efectiva, elevar la productividad y facilitar la atracción y retención de talento.
Señales de que tu empresa está lista para el open space
- Trabajo por proyectos con alta interdependencia entre áreas.
- Modelo híbrido con picos de presencia variables.
- Necesidad de acelerar la toma de decisiones y la innovación.
- Compromiso de liderazgo con nuevas dinámicas de colaboración.
Si varias de estas condiciones se cumplen, ya tienes razones sólidas sobre por qué cambiar a oficina abierta con garantías.
Cómo trabajamos en Bunno Estudio
- Diagnóstico funcional y medición de uso del espacio actual.
- Concepto de diseño alineado con tu marca y tus procesos.
- Selección de mobiliario y soluciones acústicas de marcas líderes.
- Plan de implantación por fases, piloto y ajustes.
- Entrega, instalación y acompañamiento post ocupación.
Somos especialistas en diseño de oficinas y equipamiento integral. Trabajamos con transparencia, plazos claros y un enfoque centrado en las personas.
Cambiar a oficina abierta con objetivo y método
Un open space bien concebido combina colaboración, concentración y confort. En este artículo hemos visto razones, riesgos, pasos prácticos y métricas para hacerlo con éxito. Si quieres un proyecto a medida que mejore el rendimiento y el bienestar de tu equipo, contáctanos para un plan y presupuesto sin compromiso.
Preguntas frecuentes sobre por qué cambiar a oficina abierta
¿Qué es exactamente una oficina abierta y en qué se diferencia de una tradicional?
Una oficina abierta es un espacio con pocas barreras físicas, pensado para promover colaboración y flexibilidad. Se diferencia de la oficina tradicional porque mezcla puestos compartidos con zonas de proyecto, salas pequeñas y cabinas acústicas. La clave es la variedad de espacios según la tarea, no solo la ausencia de tabiques.
¿Realmente mejora la productividad un open space?
Puede mejorarla si se diseña con equilibrio entre colaboración y enfoque. Un open space eficaz incorpora cabinas para llamadas, salas de dos a cuatro personas y áreas de silencio. También establece normas de uso y soluciones acústicas. Con ese enfoque, aumentan la agilidad, la comunicación y la calidad del trabajo.
¿Qué pasa con el ruido y la privacidad en la oficina abierta?
Se gestionan con un plan acústico y una correcta zonificación. Paneles, moquetas y techos con absorción reducen el ruido, y las cabinas o salas pequeñas aportan privacidad. Además, la señalética y las pautas de convivencia fijan hábitos. Este conjunto permite un entorno cómodo y profesional.
¿Cómo sé si mi empresa está lista para cambiar a oficina abierta?
Si tu trabajo es por proyectos, el modelo es híbrido y buscas más agilidad, probablemente estés listo. Lo ideal es realizar una auditoría de actividades, analizar ocupación real, identificar necesidades de privacidad y definir objetivos claros. Con esos datos, el cambio se ajusta a tu cultura y operaciones.
¿Cuánto tiempo lleva una transición a open space?
Depende del tamaño, el grado de reforma y la complejidad tecnológica. Un enfoque por fases con zona piloto acelera decisiones y reduce riesgos. Lo importante es integrar diagnóstico, diseño, compras, instalación y adopción. Con una planificación ordenada, el tiempo se aprovecha para obtener mejores resultados.
¿Es compatible el open space con el trabajo híbrido?
Es muy compatible. El espacio de trabajo se configura con puestos flexibles, salas para videollamadas y áreas de colaboración breve. Con sistemas de reserva y tecnología estable, la presencia diaria puede variar sin afectar la coordinación. El resultado es un entorno ágil que acompaña los ritmos del equipo.
¿Qué inversión se necesita para una oficina abierta bien hecha?
La inversión varía según alcance, acabados y tecnología. El retorno llega al aprovechar mejor los metros, reducir puestos infrautilizados y mejorar la experiencia del equipo. En Bunno Estudio ajustamos el presupuesto con soluciones modulares y escalables, priorizando lo que más impacto tiene en confort y resultado.
