En la actualidad, guardamos gran parte de los archivos en nuestro ordenador, pero existen oficinas en las que se siguen almacenando cientos de papeles que no son necesarios. No es nada extraño ver casos en los que la documentación se apila en montañas ubicadas encima de las mesas, existiendo la posibilidad de perder o extraviar algún informe importante. Para evitarlo, es recomendable utilizar un armario archivador que almacene todo tipo de informes, desde documentos importantes, hasta carpetas repletas de papeles.
En las oficinas, despachos o consultas se maneja multitud de información confidencial, bien sea de la propia empresa, o bien de otras entidades y clientes. Por ello, mantener seguros y bien ordenados todos y cada uno de los archivos es fundamental para evitar que estos se extravíen. Su correcta organización también influye en la eficiencia y eficacia laboral, ahorrando tiempo durante el desempeño de la actividad profesional.
Si quieres informarte acerca de qué es un armario archivador, así como de la importancia que tiene para mantener ordenada y correctamente distribuida todos los datos de una empresa, ¡continúa leyendo! Desde Bunno Estudio queremos contarte todo lo que necesitas saber para que organices todos y cada uno de los documentos que tengas en tu espacio de trabajo. ¡No te lo pierdas!
¿Qué es un armario archivador?
Un armario archivador es un tipo de mueble que, habitualmente, se usa en las oficinas, aulas de entidades educativas o consultas médicas, entre otros. Sus dimensiones suelen tener la capacidad suficiente como para almacenar documentos, archivadores o carpetas. La mayoría de ellos suelen contar con una llave, manteniendo la confidencialidad y la seguridad de todos y cada uno de los documentos que en él se almacenen.
¿Por qué utilizar un armario archivador?
Los armarios archivadores te pueden ayudar en tu rutina laboral. En las oficinas se manejan cientos de papeles importantes y es necesario tener un control y un orden de todos ellos. Si quieres conocer algunos de los motivos por los que utilizar un armario archivador es importante y recomendable, ¡continúa leyendo!
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Un mueble archivador te ayudará a mantener el orden de todos los documentos esenciales localizados tanto en tu oficina como en cualquier otro espacio. ¡Con él, conseguirás dejar atrás las montañas de papeles que se encuentran encima de tu mesa!
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Además, tal y como se ha mencionado anteriormente, muchos de ellos son armarios archivadores con llave. Cuentan con una cerradura que proporciona seguridad en el almacenaje de archivos ya que, alguno de ellos, puede contener información relacionada con la propia empresa o con algunos de los clientes. Por esta razón, la protección de archivos contra su pérdida, robo o daño es prioritaria.
Estas son algunas de las principales ventajas y beneficios de usar un armario archivador, mobiliario con el que conseguirássacar el máximo partido a nuestra eficacia profesional.
Armario archivador: descubre cómo elegir el mejor
Existen diferentes tipos de armarios archivadores que presentan características distintas en función de, por ejemplo, el tamaño, el peso o las dimensiones. A continuación, mencionaremos algunos de los modelos que se utilizan con mayor frecuencia. ¡Descúbrelos!
Armario archivador metálico
Un armario archivador metálicosuele estar fabricado con acero galvanizado y es muy duradero en el tiempo. A pesar de ser considerado menos atractivo que el resto, es capaz de almacenar una gran cantidad de documentación sin ocupar mucho espacio en la oficina. Es sencillo clasificar carpetas y archivos, lo cual también simplifica la recuperación de documentos y, por lo tanto, contribuye a la productividad laboral.
Armario archivador de persiana
Por otro lado, también existe el armario archivador de persiana, el cual tiene una gran calidad y es muy económico. Este tipo de armario archivador proporciona un espacio de almacenamiento permanente para carpetas, suministros de oficina y otros documentos que deben almacenarse de manera ordenada y segura. Además, este armario se adapta mejor al diseño de las oficinas con el objetivo de poder combinar con los muebles.
Trucos para organizar tu armario archivador
Una vez que hemos hablado de la importancia que tiene la utilización de un armario archivador para la organización de documentos, así como de los diferentes tipos que existen, vamos a mencionar algunos trucos para mantener organizado un armario archivador. ¡No te lo pierdas!
Asegúrate de buscar un sitio para cada cosa
Organiza los documentos dentro del armario, de manera que los que son de mayor importancia se encuentren en las baldas que están más a mano, quedando los más antiguos o menos utilizados en las baldas superiores o inferiores.
De esta forma, te será mucho más sencillo y rápido disponer de los documentos que utilizas más a menudo, sabiendo siempre en qué parte se encuentran.
Utiliza etiquetas para organizar tu armario archivador
Un truco muy fácil y eficaz es etiquetar cada archivador, escribiendo el nombre de los documentos que contiene. Por ejemplo, utilizar la nomenclatura “facturas pendientes” para que te sea más fácil encontrar las facturas aún no pagadas.
Este truco te ayudará a mantener mejor el orden y a encontrar los documentos que necesitas de forma más rápida.
Ten en cuenta que el armario archivador es un espacio común
Normalmente, las oficinas son espacios que comparten varias personas, por lo que, seguramente, los armarios archivadores también serán comunes. Debido a ello, es importante mantener un orden y no tener todos los documentos mezclados, sabiendo cada trabajador cuál es su espacio y dónde se encuentran sus documentos. En caso de guardar archivos de uso común, es importante que todos los trabajadores conozcan dónde se archiva cada uno, siendo mucho más sencillo localizarlos.
No lo guardes todo
Asegúrate de ir realizando una limpieza periódica para ir tirando aquella documentación que ya no necesitas. Si dispones de papeles, revistas o cartas vencidas, puedes optar por tirarlas.
Diferencias entre los armarios archivadores y las cajoneras
Es un error muy común pensar que los armarios archivadores y las cajoneras son lo mismo. A pesar de realizar las mismas funciones, estos dos elementos difieren en el tamaño. Mientras que los armarios archivadores presentan unas dimensiones más grandes, permitiendo guardar una mayor cantidad de documentación, las cajoneras son más reducidas, no teniendo tanta capacidad. En consecuencia, estas suelen estar diseñadas para que las use solo una sola o dos personas, a no ser que los documentos sean comunes o se encuentren a disponibilidad de todo el mundo.
A pesar de que hoy en día la mayoría de los archivos se guardan en Internet, se siguen utilizando miles de papeles, carpetas y documentos. El orden es necesario para que estos no se traspapelen o se pierdan. Por ello, desde Bunno Estudio ponemos a tu disposición los mejores armarios archivadores. Nuestro maravilloso equipo de expertos y profesionales te asesorará sobre el que mejor se adapte a tus necesidades y circunstancias. ¡Ponte en contacto con nosotros y comienza a organizarte!
